西部欠发达地区县级民营企业档案工作中存在的问题及对策

来源:互联网  2016年11月18日  阅:  字体:

  -----以酒泉市金塔县为例

  金塔县档案局    常国瑞

  【内容摘要】西部欠发达地区民营企业如何进一步开展和加强档案工作,为企业的发展提供高效优质服务,成为基层档案工作者值得研究探讨的一个重要课题。本人以甘肃省直管县酒泉市金塔县为例,拟就西部欠发达地区县级民营企业案档案工作存在的问题及其原因与对策做一肤浅探讨。他山之石,可以攻玉,或许能为同仁点滴参考。

  【关键词】西部欠发达地区   民营企业档案工作   问题对策

  民营企业档案是企业在生产、经营、科研和管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程,记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用,是企业的重要资产和信息资源,是今后研究总结县域经济发展史不可或缺的重要档案资料。西部欠发达地区县级民营企业如何进一步开展和加强档案工作,为企业的发展提供高效优质服务,成为基层档案工作者值得研究探讨的一项新课题、新任务。本人拟以酒泉市金塔县为例,就县级民营企业案档案工作存在的问题及其原因与对策做一肤浅探讨,以教同仁。

  一、基本情况

  金塔县民营企业主要包括个体户、私营企业、私营有限责任公司、以及非国家控股的股份制(合作制)企业等。从经济总量看,主要包括由原国有企业转制而来的那部分民营企业及后来陆续建起的民营企业。随着金塔县经济结构转型升级,民营企业经济总量攀升,成为县域经济的重要组成部分,成为全县经济的半壁江山。据不完全统计,目前金塔县有规模以上民营企业181户,基本年总产值34亿元以上,其中主营业务收入达2000万元以上民营企业有32户,主营业务收入超亿的民营企业仅有2户,即甘肃西域阳光食品有限公司、金塔亚泰金属有限公司。从整体来看,金塔县民营企业档案管理工作还处于初级阶段,滞后于经济发展。民营企业老板档案意识不强,档案法制观念淡薄,硬件设施投入不够,档案工作基础落后,档案专业人才缺乏等,县级档案部门指导监督乏力,全县民营企业整体档案管理水平低下。收集和管理好民营企业各类档案,既是民营企业内在的管理要求,也是企业的一项法定义务。《档案法》规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《档案法实施办法》规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。”因而,重视民营企业档案工作有法有据、刻不容缓,尤其档案行政管理部门有义不容辞的责任和义务。

  二、民营企业档案工作存在的主要问题及原因

  (一)档案意识难提高。民营企业管理者对档案工作的重视程度直接影响档案工作的效果。我县很多民营企业家还没有认识到科学的档案管理在企业生产、经营、权益维护、规避风险和市场开拓等各项活动中的重要作用。经调查,有的经营者认为建档无用,甚至认为无档可建,有档无用,好坏都是老总说了算;有的认为自做买卖自建档,是无效劳动;也有的经营者认为,只要照章纳税,不违纪违法,建不建档关系不大;还有的经营者将帐目、技术与客户资料作为企业的商业秘密,秘而不宣,在心中装着,他们对档案人员和政府主管人员持冷漠或戒备态度,在建档中只存一些政府及企业发的红头文件,而对一些至关重要的资料不愿拿出来整理存档。因怕技术、市场信息、帐目泄密致使一些经营者不愿建档。一些企业之间进行技术封锁,不互通有无,认为同行与同行争利,不利于自己经营,不利于提高效益。由于民营企业均以盈利为目的,精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上,加之档案作用的滞后性,带来的经济效益不明显,因此大多数企业主档案意识薄弱,不了解企业档案的重要性及企业档案工作的具体作法,有的甚至不知道《档案法》的存在,缺乏档案法制观念,对档案工作没有投入必要的人力、物力、财力,影响了档案工作的开展。

  (二)档案阵地难恢复。县级国有企业改制为民营企业后,企业性质发生了根本性的变化,随之而来其档案工作性质也发生变化。改制前的国有企业档案工作属企业管理工作的组成部分,其档案属国有性质,有档案部门管理顺理成章,档案工作开展起来比较顺利。以酒泉市金塔县为例,改制前原有独立核算的国有企业37户,每年列入“三集中”立卷的企业达32户(其中5户集体小企业未列)。他们普遍建立了综合档案室,有的还达到省级管理标准,同时设有专兼职文档人员,有专门的档案室,不同程度的开展了档案信息资源的开发利用工作。这些企业分别有经贸、乡企、粮食、非公、供销、商业等主管部门管理。每年立卷时,只要通知给这些主管局,他们所属企业都能按时到档案部门参加立卷。但从1997年以来至后,随着国有企业改革的深化,立卷企业单位逐年减少。特别在2003年,金塔县37户国有企业全部完成了改制任务,其中原先列入立卷范围的32户企业全部走上了民有民营的发展道路,在改制中,包括文档人员在内的绝大多数人员下岗分流。至2015年,除4户民营企业还主动与档案部门有业务联系外,其它都脱离了档案部门的监督指导,原国有企业档案工作这一阵地基本上丧失,档案工作呈现萎缩趋势,这一块成为档案工作的“盲区和死角”。

  究其原因,一是企业所有制性质的改变导致了企业主对档案工作认识的转变。在原国有企业条件下,由于行政命令起很大的作用,企业设置档案机构,一声令下,全都很容易的建立起来,档案工作开展比较顺利。而转为民营企业后,大部分企业均有原企业法人代表或其他人员合伙出资购买,自己花钱买下的企业,花一分钱都计算成本和效益,加之他们档案意识普遍较低,不愿将资金投入到不直接产生效益的档案工作上,影响了档案工作的开展。二是民营企业也不愿接受档案部门的监督指导。民营企业家们的经济账一般都在自己笔记本上,平时装在口袋中,有的记在老板“心里”,很少开会,产生的文件资料很少。另外他们不愿花太多精力将档案工作作为一项重要工作来对待,觉得档案工作是一项可有可无的事情,只要将有关资料存下就行。客观上因资料不全,难以建档。一些企业经营者因档案意识淡薄,将一些原始凭证、说明书、图纸、文件、证书、合同、判决书、资料、协议、帐单等档案材料不注意保存,乱堆乱放,甚至虫蛀鼠咬、霉烂变质,造成档案材料的严重损失。在工作中需要查找档案时,翻箱倒柜,到处寻找,找不到档案就拍脑袋回忆、想当然了事,失去了真实性和可靠性。正因如此,使建档工作难以做到齐全、完整和有效利用,仅存的政府部门红头文件因时效所限,难以发挥长久作用。

  (三)档案法律法规指导难到位。改制前,《档案法》、《企业档案工作目标管理办法》、《乡镇企业档案管理暂行规定》等档案法律法规对各企业具有普遍的约束力和影响力,档案部门必要时可拿起“尚方宝剑”进行执法检查,直接插手企业档案事务。改制为民营企业后,企业变为私人所有,私营业主对企业负有直接责任,他们关心的多是企业的经济效益,而对档案工作却不闻不问,档案工作成了“三不管”地带。一是档案行政部门难以管。由于企业所有制性质的改变,《档案法》对改制企业档案工作约束力不大,导致了档案行政部门难以直接插手其档案工作,再加上档案行政部门业务工作面广、量大、线长、点多,再无精力与企业主讨价还价,对企业档案工作鞭长莫及,只能任随其便。同时,由于档案行政部门对建立民营企业档案的重视程度及宣传不够。档案部门对民营企业在档案管理中出现的新情况、新问题,不能及时的了解与解决,民营企业在档案管理过程中发现问题、遇到困难不知找谁解决,致使档案部门和民营企业在档案管理工作中很难实施有效的互联。个别经营者对建档没有明确的认识,有的甚至提出“建档对我们有什么好处?给不给钱”等问题。二是企业主管部门不愿管。改制后的民营企业暂时还归口原主管局管理,但随着政府部门职能的转变,各企业主管部门对民营企业只能是宏观管理,只要企业主遵纪守法、照章纳税就行,而微观方面的档案工作,他们是无法也无力去管,再加上机构改革,部分局委办合并或撤消,导致部分企业成为无主管局企业,逐渐有单位组织发展为社会组织,企业档案工作游离于全县档案工作之外,既使主管局插手其档案工作,往往也是“挂空”,使民营企业档案工作处于“真空”地带。三是企业自身无力管。目前多数企业的档案工作远远落后于现代化发展水平,绝大多数民营企业在生产经营上缺乏现代工业管理意识。在技术创新上、管理方法上仍处于传统形式,起点低、速度慢,束缚了生产的发展,经不起风浪,因此对建档不感兴趣。民营企业为了减员增效基本取消了档案工作岗位,档案工作的好坏仅以文件材料收集得是否齐全完整为准,归档的案卷不进行分类、整理、编目和排架管理,一些企业、个人仅凭经验办事,档案管理随心所欲没有章法,缺乏科学有效的管理体制,直接影响到档案信息的开发利用。同时,民营企业经营灵活,规模小,流动性大,从业人员成分复杂,员工素质参差不齐,给企业档案管理工作带来一定困难。档案工作在民营企业中排不上队、列不上位、上不了会。有的甚至认为档案行政管理部门要求其建档是在给他们“派活”找麻烦,执意要建档应该由档案部门出人、出装具、出经费,帮忙“干活”。

  (四)档案干部队伍难稳定。一是随着民营企业性质的改变,档案人员再不具有国有企业职工身份,成为企业主的“打工仔”。原先或许一些优秀的档案干部随之下岗失业,流向社会,留下的部分档案干部,或者转向其他岗位,或者原就原位,但主要精力不在档案工作上,他们随时有被解雇的危险,无心扑在档案工作上,使企业档案工作队伍难以稳定。二是民营企业没有专门档案管理专业人才。民营企业中的档案人员因多为兼职,工作量大,业务杂,档案管理员缺乏档案专业知识,且人员经常变动,致使档案人员业务素质及其工作方法、工作成效难以适应档案管理的要求。仔细分析原因有三:一是一些企业主缺乏系统论思想。在建立现代企业制度的过程中,由于经验不足,民营业主买下企业后,为了眼前利益,将档案工作岗位随之取消,或者将一些优秀的档案干部打发到其他岗位,而另用一些文化程度低的人员来做文件管理工作,造成企业档案工作队伍力量不强,素质低下。二是现有的档案工作方式方法不适应于指导民营企业档案工作。过去档案部门习惯于采取下发文件、执法检查、业务指导等方式,督促档案工作任务的落实,有效保证了企业档案工作的开展。国有企业改制为民营企业后,档案部门原有的工作方式方法很难与企业档案工作对接,行政命令式的档案业务指导方式既不能得到企业主的支持,又不能取得理想的工作效果,再加上档案部门缺乏换位思考,工作处于被动状态。三是档案工作队伍严重缺乏。由于企业改制,档案工作队伍流失严重,仅存的个别文档人员由于待遇低,无成就感,档案工作无人为继,直接造成企业档案工作无人抓、无人管、无力管的状态。

  (五)档案工作难开展。从部分民营企业看,因企业改归私人所有,档案部门又难以管理,企业档案工作处于停顿、半停顿状态。档案收集、整理、利用等各项环节难以正常进行。其原因:一是部分民营企业主档案意识不强,对档案工作重视不够,文档人员积极性不高。特别是文档人员既然是“打工仔”,随时都有下岗的危险,他们“身在曹营心在汉”,自然不愿在档案上多下功夫。二是档案工作基础极为薄弱。改制后的民营企业,由于资产重组,有的将档案封存起来,用柜子锁起来,原有的档案室或者挪做他用,或者成为“杂货铺”,文档人员没有固定办公场所,档案工作缺乏必要经费保障,档案工作有较大的自主性和随意性,绝大多数民营企业没有相对固定的档案人员,客观上造成事无人做、责无人担;档案人员多为兼职,工作量大,业务杂,缺乏一定的专业水平,且人员经常变动。大多数民营企业的档案管理存在“无库房、无装具、无制度、无人员、无经费”的“五无”现象。 三是档案管理分散难以集中统一管理。 大多数民营企业档案分散在各相关人员手中,得不到有效的保管,致使一些档案资料人为遗失或毁坏,或者平时不注意保管、收集,导致档案资料的流失;日常形成的原始材料大多数留存在各办事人员手中,未实行集中统一管理,造成了档案材料在收集、整理、保管、利用等环节上的随意性;企业生产、产品、研发、经营、销售等档案得不到有效的管理,增加了流失、泄密的危险性。

  (六)档案作用难发挥。一是部分文档人员素质低,奉献精神差。由于企业改制重组,部分企业聘用一些文化程度较低的人员兼做档案工作,他们缺乏专业培训,就连正常的立卷归档工作都不能完成,其他工作无从谈起。二是档案现代化管理设施缺乏。据了解,有相当部分民营企业都没有微机,他们产生的一些文件资料都是在外面电脑公司打印的,再加上档案知识馈乏,年终不及时将文件清理归档,造成文件遗失,不得不再到电脑公司重印,档案的依据作用难以发挥。三是档案编研力量奇缺。一些有用的科研成果项目由于缺乏有一定文字水平的人员进行申报开发,不能及时转化为生产力,失去了档案应有的作用。一些本能申请国家专利的产品,由于缺乏文字整理人员,不能申请国家专利,导致其产品被他人仿造,大量兜售,赚取了可观的经济效益。如金塔某民营企业,多年来创造的知名品牌因没有申请国家专利和商标注册,后来外地一家民营企业盗用其知名品牌并申请国家专利和注册,反过来还告金塔某企业侵权盗用其注册商标,经双方打官司后金塔某企业败诉,不得主动放弃了其原有知名品牌商标,教训极为惨痛。

  三、对策及思路

  (一)加大宣传,增强民营企业主的法制意识。一是主动作为,唤起民营企业家的建档管档用档意识。民营企业档案工作是一项服务性的工作,而且效益是隐形的,价值是潜在的,不容易引起领导的重视、支持、关注和理解。因而我们要主动树立为民营企业建档服务的思想,这就需要付出比其他单位更大的努力。要视民营企业档案资料的多少及私营企业规模的大小来确定企业档案的类目设置,结合企业实际在立卷前制定《业务规范》,做到胸有成竹。档案部门领导要经常深入有关民营企业进行调查研究,与民营企业家进行协调沟通,对一些比较看中自己的发家史,善于积累资料,甚至片言只字都会保存起来,而且有一定的文化素养,不但懂经营、会管理,而且有建档愿望,有档案利用要求,有档案意识的私营企业业主,档案部门可先派出业务娴熟的指导人员帮助民营企业事先选定档案类目,制定出更详实的企业档案归档范围、保管期限、分类编号方案,以便统一立卷归档标准,使档案对号入座,这样才能保证档民营档案企业的完整性和科学性,使民营企业档案工作从一开始就进入规范化管理范畴。二是创造条件,扩大档案工作影响。档案部门要大力开展《档案法》和《甘肃省档案条例》的宣传工作,增强民营企业管理者的法制意识,使他们认识到建立和管好档案的重要意义,认识档案的潜在效益和长远价值,从而自觉做好企业的档案工作,自觉接受监督。国有企业改制为民营企业后,随着企业职工身份的转换,原企业文档人员与企业解除了劳动关系,他们中有的下岗闲赋在家,有的继续与民营业主签订了聘用工合同,兼做档案工作,有的调整另外员工兼做档案工作。这就是说,民营企业在组织机构上或多或少的保留了原档案室的雏形,档案工作仍有一定的基础,这一点正是我们档案部门争取恢复企业档案工作的基础。为此档案部门要本着因企制宜的原则,采取分类指导的办法,组织人员深入民营企业争取说服私营业主恢复档案机构。三是分类施策,千方百计做好民营企业档案工作。对一些档案工作原有基础较好,档案数量具一定规模,原有文档人员继续被聘用,企业主对档案工作比较重视的企业,可先行一步,档案部门与企业主直接交涉,通过和风细雨的说服工作,向企业主讲清,在企业恢复和建立档案机构,开展档案工作,不仅对企业自身有利,同时也对国家有利,加强民营企业档案工作,对于巩固企业改制成果,确保企业资产保值增值具有重要的现实意义和深远的历史意义。民营企业档案室建立后,可采取自觉自愿原则,可以参加县上一年一度文书立卷工作,也可以由档案部门派员上门指导,而不硬性下达任务,依具体条件做好档案工作。对一些原有基础条件较好 ,但改制后文档人员下岗,无人兼管档案工作的民营企业,可建议企业主择优聘用一些文化程度高、有一定工作能力的同志兼做这方面的工作,由档案部门帮助将档案工作开展起来。对一些改制破产企业,或者虽无破产,但多年停产,有留守人员看管的民营企业,档案部门督促其管好原有的档案,看管好国有资产即可。通过各种行之有效的方式,将失去的“阵地”夺回,巩固和扩大档案工作基础。

  (二)创新思路,把为企业服务的思想贯彻到民营企业档案工作中。档案部门必须树立围绕民营企业经营管理开展档案工作的思路,由“就档案抓档案”的保守思想转变为“围绕企业建设抓建档,抓好档案促发展”的积极思想,把档案工作着力点放在为民营企业发展服务上来。将档案工作融于民营企业生产、管理、经营、决策之中,使民营企业主真切感到档案工作对其发展的有利之处,进而自觉的接受并支持档案工作。同时要不断创新服务方式,不断丰富民营企业档案工作形式和内容。民营企业成为私营性质后,档案工作的内容与方式同时必须与之相适应。过去国有制条件下的方式方法不适于民营条件下的档案工作。档案部门把服务重点放在维护企业员工合法权益和企业生产经营秩序、创造先进企业文化和为企业其他工作提供优质服务上来。采取“走出去”、“请进来”、上门服务等形式,激活民营企业档案工作,创新档案工作内容,进而提升档案工作整体水平。

  (三)立足服务,加强档案业务指导。民营企业档案工作是一个新课题,县级档案行政管理部门应针对民营企业的特点,创造性的开展工作,把工作的重心转到服务上来。一是坚持主动服务,上门指导,协助企业搞好档案工作。不强求企业档案机构的级别、设施设备、人员数量和保管条件,以企业档案工作的有效开展为最大前提。通过规范建立档案,维护企业利益,促进企业发展。二是相关部门协调一致,形成工作合力。民营企业的档案管理工作牵涉多个部门,建议档案部门牵头,并做好协调工作,加强与工信、商务、粮食、供销、工商联、工业园区等部门的协作,形成工作合力,共同出台加强民营企业档案工作文件,共同做好民营企业的档案管理工作。 采取“抓部门、部门抓”的办法,充分发挥民营企业主管局的优势,由他们督促做好企业档案业务指导工作。档案部门直接插手企业档案工作受多方面因素制约, 而主管局与各民营企业有一定的联系,工信、商务、粮食、供销、工业园区等主管局,与企业有着多年的稳定关系。档案部门要巧牵“牛鼻子”,充分发挥他们的主观能动性,可委托他们督促企业做好档案业务指导工作。

  (四)加强培训,建立符合民营企业实际的务实管用的档案制度体系。通过调研感到,目前金塔县民营企业档案队伍没有经过省级档案专业培训,难以胜任新形势下建立现代企业制度的要求,加之属于兼职,将档案工作当作分外工作来干,很难干好。要经过培训在拓宽企业档案人员的知识面的同时提高其业务水平,使企业的档案员从企业档案的“守门员”向“信息导航员” 转变,企业档案管理工作才能走上正规化的轨道。一是组建档案工作队伍。由主管局负责建立民营企业档案人员信息库,储备一批优秀档案人才,推向人才市场,由企业择优聘用。二是建立档案人员培训长效机制。对民营企业现有文档人员,档案部门要采取典型引路、以点带面、学习观摩、外出考察、业务交流、召开现场会等行之有效的方法,定期不定期组织档案人员学习先进企业先进经验,相互交流,互相促进,以看得见、信得过的实例,来示范带动民营企业档案工作的开展,并使此项工作制度化、经常化,不断提高民营企业档案工作者队伍整体水平。三是整章建制,补齐短板,为民营企业发展和做好企业档案工作提供制度保证。针对大多数民营企业普遍存在的档案工作随着档案人员的离职而瘫痪,档案管理制度不健全、甚至没有档案管理制度的状况,各民营企业要从建立健全档案管理制度入手,要将档案工作作为民营企业管理的重要组成部分,建立健全必要的档案管理制度,使档案工作有依法可以、有章可循。坚持严格考核,将档案工作纳入民营企业经营管理目标责任制,奖勤罚懒、奖优罚劣,力促企业建立之初,就是档案工作开展之时、规范之时,使档案工作与企业其它工作同安排、同检查、同考核。

  (五)以点带面,逐步规范民营企业档案工作。民营企业要想方设法提升档案工作现代化发展水平,企业档案人员要为企业的生产、经营、决策提供新思路、新方法。企业的规模、资金、生产能力在市场经济瞬息万变的今天,企业要想生存,就要了解市场、把握住商机,实现档案管理现代化已势在必行。而最快捷、便利的获得信息的方式就是企业档案工作上网。但由于我县企业没有专门的科研机构,没有专人进行信息情报等方面的收集与研究,这在很大程度上制约了企业的生产经营发展,各民营企业可委托有关电子商务公司,可将各企业的经营规模、产品类目、发展理念等树立企业形象的宣传材料及企业产品的性能、质量、规模、价格做成网页及小册子,利用金塔县电子商务和互联网等平台,利用全天候推销他们的产品,主动承担起企业与外界沟通的桥梁。目前金塔县民营企业数量众多、规模不一,档案管理相对滞后,给监管工作带来诸多不便。档案部门抓重点监管,先在规模较大、技术含量较高的金塔县唯一一家涉外企业甘肃西域阳光食品有限公司试点,规范一批重点企业的档案工作,及时推广经验,以点带面,逐步推动全县民营企业的档案工作规范化。

  (六)改善条件,努力提升民营企业档案工作现代化和信息化建设水平。各民营企业主要树立科学发展观, 树立“档案是生产力”的观念,舍得在档案工作上投资,将民营企业在生产经营和对外贸易中产生的珍贵文件资料在保管好原件的同时,输入微机进行有效管理,提高档案现代化管理水平。用先进的档案现代化管理设备武装企业档案工作,使企业主尝到档案工作为企业服务的甜头,近而换起其档案意识,激发重视档案工作的热情,使档案工作与企业各项工作同步推进,协调发展。

  总之,要借力档案这个民营企业知识和信息传媒的主要载体,直接把知识信息作为一种资源转化为企业的利润和效益,总结企业发展经验教训,探求规律,充分发挥档案的潜在价值,为社会创造更多的财富,这就是档案部门今后重点要做的工作。


  【参考文献】

  [1] 王丽霞. 对改制后企业档案工作的探讨[J]. 档案 , 2006,(01)

  [2] 叶树铃.企业档案信息资源的管理与利用[J].档案,2007,(03)

  [3] 杜艳秀. 做好企业档案工作的时间与认识[J]. 黑龙江档案,2011,(04)

  作者单位:甘肃省酒泉市金塔县档案局   联系电话:13830703386

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作者:常国瑞 责任编辑:金塔档案
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